Bir işletmede Kalite Departmanı harıl harıl prosedür yazar, klasörler dolar. Ama sahada bir operatöre "Bunu neden böyle yaptın?" diye sorulduğunda, "Ahmet Usta böyle öğretti" der. Prosedürü açıp bakmaz.
Neden? Çünkü o prosedürler okunabilir değildir. Uzun paragraflar, karmaşık cümleler, sahayla uyuşmayan teorik bilgiler...
Prosedür (Procedure) vs. Talimat (Instruction)
Eğitimimizde bu iki kavramı netleştiriyoruz:
Prosedür: Süreci anlatır. (İş akışı, sorumlular, girdiler). "Ne yapılacak?" sorusuna cevap verir.
Talimat: Adımları anlatır. (Düğmeye bas, kapağı aç). "Nasıl yapılacak?" sorusuna cevap verir. Bu ayrımı yapamazsanız, dokümanlarınız çorbaya döner.
Söz Uçar, Yazı Kalır (Ama Doğru Yazılırsa)
Ahmet Elmalı'nın atölyesinde, "Teknik Yazarlık" becerisine odaklanıyoruz.
Edilgen değil, Etken ve Emir kipi kullanmak. ("Yapılmalıdır" yerine "Yapınız").
10 satırlık paragraf yerine, adım adım maddeleme veya akış şeması kullanmak.
Revizyon Yönetimi: Kaosun Önlenmesi
Dokümanı yazmak kolaydır, güncel tutmak zordur. Eski dokümanın sahadan toplanması ve yenisinin dağıtılması (Kontrollü Dağıtım), kalitenin en kritik sürecidir. Yanlış (eski) versiyonla yapılan üretim, hatalı üretimdir.
Sisteminizi Yazıya Dökün Kurumsal hafızanızı oluşturmak için doğru yazım tekniklerini öğrenin.
