Lojistik operasyonları hızlıdır. Kamyonlar gelir, koliler iner, ürünler sevk edilir. Bu hızın içinde en sık ihmal edilen şey nedir? Kayıt tutmak.
Ancak İlaç ve Sağlık sektöründe kural çok nettir: "Eğer kaydetmediyseniz, o işi yapmamışsınız demektir."
İyi Dağıtım Uygulamaları (GDP) denetimlerinde en çok karşılaşılan bulgular, operasyonel hatalardan ziyade dokümantasyon eksiklikleridir. Bu yazımızda, GDP’nin görünmeyen kahramanı "Dokümantasyonu" ve veri bütünlüğünü inceledik.
Dokümantasyon Neden Bürokrasi Değildir?
Pek çok depo çalışanı dokümantasyonu "angarya" olarak görür. Oysa dokümantasyon;
İspat: Sıcaklıkların 2-8°C arasında kaldığının tek kanıtıdır.
Hafıza: Personel değişse bile işin nasıl yapılacağını (SOP) hatırlatan kurumsal hafızadır.
Savunma: Bir ürün bozuk çıktığında, hatanın sizden kaynaklanmadığını (örneğin sevkiyat sırasında sıcaklığın uygun olduğunu) ispatlamanızı sağlar.
GDP'de ALCOA Prensipleri
Veri Bütünlüğü (Data Integrity) sadece laboratuvarların konusu değildir. Depoda tutulan bir temizlik formu veya sıcaklık çizelgesi de ALCOA prensiplerine uymalıdır:
Attributable: Kaydı kim tuttu? (İmza/Paraf kime ait?)
Legible: Yazı okunabilir mi?
Contemporaneous: İş yapıldığı anda mı kaydedildi? (Yoksa haftalar sonra geriye dönük mü dolduruldu?)
Original: Kaydın aslı mı?
Accurate: Bilgiler doğru mu?
Hata Yapmak İnsanidir, Düzeltmek İse Tekniktir
Eğitimimizde uygulamalı olarak gösterdiğimiz en kritik konu: Hata Düzeltme. GDP kayıtlarında daksil (beyazlatıcı) kullanmak, yazının üzerini karalamak veya kurşun kalem kullanmak suçtur. Hata yapıldığında tek bir çizgi ile üzeri çizilmeli, doğrusu yazılmalı, tarih ve imza atılarak gerekirse nedeni belirtilmelidir. Bu basit kuralı bilmemek, firmalara denetimlerde "Veri Manipülasyonu" şüphesiyle ağır cezalar getirebilir.
Neden Bu Eğitimi Almalısınız?
Eğitmenimiz Gamze Kalelioğlu Akbulut, "Kayıt nasıl tutulur?" sorusunun ötesine geçerek;
SOP (Standart Operasyon Prosedürü) nasıl yazılır?
Logbook yönetimi nasıl yapılır?
Elektronik kayıtların güvenliği nasıl sağlanır? konularını uygulamalı olarak aktarır.
İşinizi Şansa, Kaydınızı Hafızaya Bırakmayın GDP Dokümantasyon eğitimiyle süreçlerinizi izlenebilir ve denetlenebilir hale getirin.
