Bir laboratuvar denetiminde en sık duyulan cümle nedir? "Yaptığını yaz, yazdığını yap." Ancak TS EN ISO 15189:2023 revizyonu ile bu cümle evrim geçirdi: "Amaca uygun, ulaşılabilir ve izlenebilir bilgi üret."
Eski versiyonlarda raflar dolusu, kimsenin okumadığı "Kalite El Kitapları" modaydı. Yeni standart ise "Dokümante Edilmiş Bilgi" kavramına odaklanıyor. Peki, doğru bir dokümantasyon sistemi nasıl kurulur? En sık yapılan hatalar nelerdir ve bu hatalar hasta sağlığını nasıl tehdit eder?
Neden Dokümantasyon Laboratuvarın Hafızasıdır?
Dokümantasyon, bir laboratuvarda kişiler değişse bile kalitenin standart kalmasını sağlayan tek araçtır.
Kanıt Sunar: "Bu test cihazının bakımı yapıldı mı?" sorusunun cevabı "Evet" değil, bakım formundaki imzadır.
Standardizasyon Sağlar: Ahmet'in de Ayşe'nin de aynı testi aynı yöntemle çalışmasını garanti eder.
Hukuki Koruma Sağlar: Olası bir malpraktis davasında laboratuvarı koruyacak olan şey, kayıtların düzgün tutulmuş olmasıdır.
En Sık Yapılan Dokümantasyon Hataları ve Tehlikeli Sonuçları (Vakıa Analizleri)
Dokümantasyon hataları sadece denetimden kalmanıza neden olmaz; ciddi tıbbi hatalara kapı aralar. İşte gerçek hayattan senaryolar:
VAKIA 1: "Kopyala-Yapıştır" Tuzağı
⚠️ Hata: Laboratuvar, yeni aldığı bir Hematoloji cihazı için prosedür yazmaya üşenir ve internetten başka bir hastanenin prosedürünü indirip sadece başlığını değiştirir. Ancak o prosedürde "Numune 30 dakika bekletilir" yazarken, yeni cihazın üreticisi "Numune hemen çalışılmalı" demektedir. 💥 Sonuç: Teknisyenler prosedüre uyarak numuneyi bekletir. Trombositler kümelenir, sonuçlar yanlış çıkar. Yanlış teşhis riski doğar. 💡 Ders: Dokümanlar laboratuvarın kendi gerçeğini yansıtmalıdır. Kopyala-yapıştır, felaket getirir.
VAKIA 2: Kontrolsüz Formlar (Eski Versiyon Kaosu)
⚠️ Hata: Kalite birimi referans aralıkları değiştiği için rapor formunu günceller (Versiyon 02). Ancak numune kabuldeki personel, masaüstünde kayıtlı olan eski formu (Versiyon 01) kullanmaya devam eder. 💥 Sonuç: Hastanın sonucu "Normal" aralıkta görünmesi gerekirken, eski referans aralığı basıldığı için "Yüksek" görünür. Doktor gereksiz yere ileri tetkik ister veya tedaviye başlar. 💡 Ders: "Güncel dokümana erişim" hayati önem taşır. Eski dokümanların kullanımı engellenmelidir.
VAKIA 3: "Söz Uçar, Yazı Kalır" (Kayıt Eksikliği)
⚠️ Hata: Biyokimya cihazı sabah hata verir, teknisyen sorunu çözer ve çalışmaya devam eder. Ancak yaptığı müdahaleyi "Cihaz Bakım ve Arıza Kayıt Formu"na yazmaz. Akşam vardiyasında cihaz yine aynı hatayı verir ama nöbetçi teknisyen sabah ne yapıldığını bilmediği için saatlerce uğraşır. 💥 Sonuç: Acil servis sonuçları 3 saat gecikir. 💡 Ders: Kaydedilmeyen işlem, yapılmamış işlemdir.
ISO 15189:2023’te Dokümantasyonun Püf Noktaları
Yeni standart, dokümantasyonun formatından çok içeriğine ve erişilebilirliğine önem verir.
Sadelik: Roman yazar gibi prosedür yazmayın. Akış şemaları, görseller ve kısa maddeler kullanın. Çalışanlar okuduğunu 3 saniyede anlamalıdır.
Dijitalleşme: Kâğıt israfına son verin. ISO 15189:2023, elektronik doküman yönetim sistemlerini (EDYS) güçlü bir şekilde destekler.
Dış Kaynaklı Dokümanlar: Sadece kendi yazdıklarınız değil; cihaz kullanım kılavuzları, kit prospektüsleri ve yasal mevzuatlar da "dokümante edilmiş bilgi" olarak kontrol altında tutulmalıdır.
Yöneticilere ve Çalışanlara Tavsiyeler
Yöneticiler İçin:
Sistemi çalışanlarınızla birlikte kurun. Masabaşında yazılan talimatlar sahada uygulanmaz.
Onay mekanizmalarını hızlandırın. Bir prosedürün onayı 3 ay sürüyorsa, o sistem ölüdür.
Lab Akademi'nin Hibrit Eğitimine Katılın: Kuracağınız sistemin temelini sağlam atın.
Çalışanlar İçin:
Prosedürler sizin düşmanınız değil, rehberinizdir. Ezberden iş yapmayın, talimata bakın.
Gördüğünüz hatayı bildirin. Bir talimat yanlışsa veya uygulanamıyorsa, kalite birimine haber verin. Sistemin iyileşmesi sizin elinizde.
Dokümantasyon Korkusunu Uzmanlıkla Yenin!
"Hangi formu nerede kullanacağım?", "Kalite El Kitabı kalktı mı?", "Risk analizini nasıl dokümante edeceğim?"
Bu soruların cevaplarını deneme-yanılma yoluyla değil, uzmanından öğrenin. Lab Akademi olarak düzenlediğimiz TS EN ISO 15189:2023 Eğitimi'nde;
Sıfırdan dokümantasyon sistemi kurmayı,
Yalın ve anlaşılır prosedür yazma tekniklerini,
Dijital veri ve kayıt yönetimini uygulamalı olarak gösteriyoruz.
İstanbul Maltepe Deneyim Merkezi'mizde birebir doküman inceleyerek veya online olarak bu eğitimi alın, laboratuvarınızın hafızasını güçlendirin.
